学校関係者の方対象 教育コンサルタント

「学校業務を改善する」③ -教員と保護者をつなぐネットワークはルールをつくる-

 

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学校業務を改善する Part3

今回は学校業務を改善する3つめの方法を紹介します。

3回目の今回は学校と保護者をつないでいるネットワークについてです。

緊急時の連絡手段として大いに役立っていますが、今このネットワークが教員を疲弊させています。

ネットワークの利用方法について改善策を示していきます。

本ページを読んで「自分の勤めている学校ではこの件について不満がない」と感じる方もいらっしゃるはずです。

学校運営が円滑で効率よくおこなわれている場合にはそう感じると思います。

そのような方はご参考程度にお読みください。

また、学校独自のネットワークがなくても、既存のメールやコミュニケーションアプリを利用して保護者や生徒と連絡を取っている先生方にも参考になるかと思います。

 

 

学校と保護者のネットワーク

近年、連絡手段として多くの学校が保護者とのネットワークを構築しています。

保護者は入学式以降にネットワークのアカウントを取得し、自分のメールアドレスを登録します。

これで学校からのメールを受信できるようになります。

ネットワークは有料であるため、毎年利用料を納めます。

主な使い道は災害時や臨時休校などの緊急時です。

学校から全保護者に連絡事項を一斉送信する際に活躍します。

 

利便性は学校によってさまざま

学校と保護者の連絡方法は、学校がどの企業のサービスと契約しているかによって異なります。

もっともシンプルなサービスの場合、学校からのみ送信できる一方通行タイプです。

感染症の流行による臨時休校などを知らせる場合に用います。

保護者はメールの内容を確認するのみで返信はできません。

学校側は各保護者が既読か未読なのかを専用サイトで確認できるので、未読が続くと再送するなどして改めて連絡します。

 

機能性に優れたネットワークを利用している場合、学校と保護者との間でメールを送受信できます

一斉送信だけでなく、個別の保護者との送受信が可能なので使い道が多いです。

たとえば、休んだ生徒の保護者に明日の授業の持ち物を伝えるときには個別に送信できるので便利です。

なかでも、日中電話のつながらない保護者に対してメールは有効です。

その保護者の電話がメッセージを残せない設定になっていると、担任は空き時間になるたびに何度も電話を掛けなければなりません。

非常に困るケースですね。

でも、このような保護者に対してメールであれば連絡事項が伝わるのでこのネットワークは非常に助かります。

 

保護者からしてもメールの送受信が可能なのは大変便利です。

子どものことで心配なことがあれば、担任や部活動の顧問にメールで相談できます。

ネットワークによっては保護者だけでなく生徒もアカウントをつくれます。

これにより、生徒が教員にメールで相談することもできます。

学校では相談するのをためらってしまうけれど、メールであれば打ち明けられるという生徒もいるので便利だと思います。

また、学校行事で撮影した画像をネットワークにアップロードして、希望者が自由にダウンロードできる等の機能を備えているサービスもあります。

なお、このネットワークは基本的に教員と保護者、教員と生徒をつなげるためにあります。

保護者同士の連絡や生徒同士の連絡には使用できないことがほとんどです。

 

ネットワークのデメリット

保護者は担任に相談事があれば、都合のよい時間にメールを打ち、送信できます。

あとは待っていれば、担任から返信が届きます。

学校の教員は保護者からのメールを既読スルーで済ませるわけにはいきませんので必ず返信します。

保護者からしてみれば使い勝手がよいですね。

そのため、時間が経つにつれて利用頻度が高くなります

最終的に保護者は相談方法を以下のような感じで選ぶようになります。

相談方法の選び方

  • メール・・・・・・初期の相談、簡単な相談
  • 電話 ・・・・・・深刻で急を要する相談
  • 面談 ・・・・・・深刻な相談、学校に対する強い抗議

上記の通り、ほとんどの相談はメールで済ませるようになります。

そのうえで考慮したいことは保護者にもさまざまな方がいるということです。

 

教員の日常

ここで一度教員の視点に立ってみましょう。

ある日仕事を終えて、夜の8時過ぎに帰宅しました。

夜の9時頃まで夕食をとっているとメールの着信音が鳴りました。

保護者からのメールが届いたというお知らせでした。

ようやく一息ついたのにと思いつつ、専用サイトでメールを開きました。

「自分の子どもは友達の〇〇さんといつも仲良くしていたが、どうやら最近は△△さんと親しくしているようです。何かトラブルを抱えているのでしょうか。何か知っていることがあれば教えてください」

このような内容でした。

担任はこの件については把握していました。

相談してきた保護者の子どもは確かに元々〇〇さんといつも一緒にいました。

体育祭の二人三脚で△△さんとペアを組むことになり、練習しているうちに仲良くなりました。

趣味も同じだったので話が合うようです。

〇〇さんと仲違いしたわけではないので、担任は一緒に話している様子を目にしていました。

 

担任はその内容と共に保護者に安心してもらえるような文章も添えて返信しました。

返信したのは夜9時50分頃です。

さすがに10時を過ぎてはいけないので急いで返信しました。

 

無法地帯でのメールのやり取り

さて、今回の保護者のメールは夜分に送るほどの緊急性を要していたでしょうか

新たに仲良くしている友達ができたことは自分の子どもから聞いたわけですから、その子どもから今まで仲良くしていた友達との関係を聞くことはできるはずです。

もちろん、学校での様子を一応確認しておきたい親心も理解できます。

それでも夜遅くにメールで確認する内容ではないでしょう。

 

保護者が夜中2時過ぎにメールを送ってきたという事例もあります。

メールを受け取った教員はその保護者の子どもの担任ではありませんでした。

その保護者は担任への不満を他の教員に訴えていました。

保護者の気持ちもわかりますが、これでは教員は心が休みません

 

疲弊する教員

友達関係についての相談、学校への苦情、家庭内のトラブルなど、さまざまな相談がメールで届きます。

このような類いのメールに対して2、3行のメールで返すわけにもいきません。

文章を練り直していると返信するまでに3、4時間掛かることもあります。

休日にメールが届けば、保護者とのメールを繰り返しているうちに貴重な休みが終わってしまいます。

電話であれば5分で済む内容なのにメールで送ると何時間も掛かります

メールでは丁寧な日本語を用いつつ、相手に誤解を与えないような文章を作成しなければならないからです。

そこに相手を気遣う内容なども加えるので自ずと時間が掛かります。

もちろん、気疲れもします。

 

頑張りすぎる教員

教員はどれだけ疲弊しても頑張りすぎてしまうところがあります。

その大きな要因になっているのが「信頼関係の構築」です。

社会人であれば、どの業界にいても取引相手との信頼関係の構築が必須です。

ただ、多くの仕事は「商品の売り上げが伸びた」、「自分の営業実績が上がった」、「昇進して給料が上がった」など社員の努力が数字になって表われます。

教員はどうでしょうか。

売る商品も営業実績もありません

多くの生徒の悩みを解決しても、受験のサポートを惜しみなくしても、それが評価されて給料が上がることはありません。

そんな教員が自分は認められていると感じる場面は、生徒や保護者から「先生が担任でよかったです」、「先生のおかげで楽しい学校生活を送れました」という一言です。

このような評価は深い信頼関係がなければ得られません。

しかし、信頼関係の構築、そして維持するのは大変です。

昨年度の担任と比較されて簡単に嫌われることもあります。

生徒を注意すればその生徒や保護者から批判されることもあります。

根も葉もない嘘が広まり、白い目で見られることもあります。

そんなもろくも崩れやすい信頼関係を構築するために、教員は保護者や生徒へのサポートを頑張りすぎてしまいます

メールでの対応はその代表例です。

教員はメールでの相談には迅速で丁寧な対応をするように努めます。

それでも、年度末に実施する学校評価アンケートで「他のクラスの担任に比べて〇〇先生はネットワークを利用しない」、「〇〇先生は返信してくれない」などの回答があると、教員はそれを気にして更にネットワークを利用してしまいます。

気がつけば「明日の授業参観は何時から見られますか」、「子どもが週末の宿題はないと言っているのですが本当ですか」などの質問がメールで届くようになります。

授業参観についてはプリントを配布していますし、宿題の有無は親子間で済ませてほしいことです。

でも、届いたメールを無視することはできません。

自分の限界を超えているのに仕事をセーブすることができず、結果的にうつ病などを発症して長期で欠勤する教員は少なくありません

こんな状況を打開するためにネットワークの利用方法にルールを設けましょう。

 

ネットワークの利用にルールを設ける

学校全体でのルール作り

まず大原則としてルールを設ける場合には学校全体で足並みをそろえましょう。

1クラスだけでルールを作ると、保護者は担任に不満を抱きます。

学校全体で同一のルールにするのが困難であれば、学年単位でルールを作るのもよいでしょう。

ルールを整備したら、年度初めの保護者会などで学年主任がその学年の保護者に対してルールを伝えるのがベストです

保護者は自分の子どものクラスだけでなく他のクラスも同じルールだとわかり、担任に対する不満を抱かなくなります。

それでは、具体的なルールを見ていきましょう。

 

ルール① 学校は一斉送信したいときにメール機能を使用する

学校側は学校全体もしくは学年単位、クラス単位で連絡する必要がある場合に、メールを一斉送信しましょう。

たとえば、全ての保護者宛てに感染症の流行による臨時休校、体育祭の雨天中止、災害時の学校の対応などを知らせます。

学年単位であれば、社会見学の解散時間が渋滞に巻き込まれたので遅くなるなどの連絡をします。

クラス単位であれば、急な時間割の変更などを知らせます。

一斉送信は連絡を一度にできるので手間が掛かりません。

さらに、連絡したことで電話での問い合わせがなくなるので教員の負担を減らすことができます。

 

ルール② 保護者は緊急時を除いてメールを送信しない

「緊急時」とは生徒本人の生命に関わるアクシデントを指します。

ただし、緊急時も電話で連絡することが基本だと保護者に伝えておきましょう。

緊急時に学校と円滑に連絡がとれない場合にメールを活用してもらいます

緊急時以外の相談は電話もしくは面談のみで対応します。

よって、欠席や遅刻の連絡も電話のみ受け付けます。

最初保護者は不便に感じるかもしれませんが、すぐに慣れます。

このルールによってメールの送受信を大幅に減らせます

 

ルール③ 教員が個別送信するときは最低限の内容にとどめる

担任をしていると、特定の保護者に対してはメールを使用したくなります。

特に、先に述べた電話のつながらない保護者に対してはメールで連絡したくなります。

でも、気をつけてください。

メールにすべての伝達内容を打って送信すると、相手からの返信もまたメールで届くでしょう。

それに対する教員の対応もまたメールの返信になるのではないでしょうか。

こうなってしまうと、その保護者とは毎回メールで連絡するようになってしまいます。

もしそのことが他の保護者に広まれば、他の保護者たちも相談したいときにメールでのやり取りを求めるようになります。

生徒一人ひとりが抱える悩みは違います

教員は各保護者に定型文のような同じ文章を送ればよいわけではありません。

毎回一から文章を作成する手間が掛かります

日常的に複数の保護者とメールでやり取りするようになると、一日中メールばかり打たなければいけなくなります。

こうなることを防ぐために個人宛てにメールを送る場合は、最低限の内容にとどめましょう

たとえば、「最近の学校でのお子さんの様子についてご相談したいことがあります。ご都合のよいときに学校までご連絡ください。よろしくお願いいたしします。」とだけ伝えます。

メールでは話を広げず、連絡したいとだけ伝えるのがポイントです

あとは保護者からの電話を待ちましょう。

 

ルール④ 生徒はメールを送信しない

教員と生徒の間でメールを送受信できる学校もあります。

今の子どもたちにとってメールは慣れ親しんだコミュニケーションのツールです。

教員に直接話したり、電話で話したりするよりもずっと気軽だと思います。

次のようなメールのやり取りが実際にありました。

 

生徒:「先生、明日の放課後に補習してもらえますか」

教員:「いいですよ。16時30分から始めましょう」

生徒:「ありがとうございます。教科書以外に何か持って行くものはありますか」

教員:「問題集とノートも持ってきてください」

生徒:「わかりました。補習よろしくお願いします」

 

メールの文面だけ読んでいると、別に問題はないようにも感じます。

でも、実はこの二人のやり取りは12時間以上も掛けておこなわれています。

夕方5時に生徒から最初のメールが届き、教員はすぐに返信しました。

その後生徒はメールの着信に気づかず、3時間ほど経ってようやく返信しました。

すでに帰宅している教員は持ち物に関するメールを送りました。

再び生徒からのメールは途絶え、翌朝になりました。

補習当日の朝に「補習よろしくお願いします」という最後のメールが届きました。

生徒との間でこのようなやり取りがあっても負担にならないから大丈夫という教員もいるかもしれません。

一方で、個別の補習を頼むならば学校にいる間に教員に直接お願いするのがマナーだと指導するのも教育です。

 

「明日の宿題の範囲を忘れてしまったので教えてください」などのメールが生徒から届くこともあります。

宿題の範囲をメールで教えるのは親切ではありますが、それではただの手厚いサービスです。

常に教育者としての指導を心掛けたいところです。

 

このように考えていくと、通常では生徒が教員にメールを送信する必要はありません。

不登校の生徒などと意思疎通を図る上でメールが役立つこともありますが、これはあくまで特別な事情です。

基本的には生徒からメールを送信しないというルールにしておくとよいでしょう。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ルール作りは学校業務を減らすことにつながります。

大事なのは教員がけっして楽をしているわけではないということです。

職員室でパソコンに向かってメールばかり打っているよりも、校内にいる生徒への教育を大切にしようとしているのです

連絡手段に制限を設けても保護者や生徒への対応がおろそかになることはありませんので、安心してルール作りを進めましょう。

 

おまけですが、学校が教員のメール送信を積極的に管理するという事例を紹介しておきます。

たとえば、担任が保護者宛てに個別のメールを送る際には学年主任の許可を得なければなりません。

学年主任が「この件にういてメールは送らなくていいよ。電話にしなさい」と言って許可を与えないこともあります。

許可制にするのは検閲みたいで嫌に思う方もいらっしゃるかもしれません。

でも、実は許可制にすることで教員がメールの送受信から抜け出せなくなるのを未然に防ぐ効果があります

保護者個人にメールを送信していたために、メールの呪縛から抜け出せなくなった教員は多いです。

彼らは空き時間になるたびにメールの文章の続きを作成しています。

授業している時間よりもメール作成に掛ける時間のほうが長い教員もいます。

メールの送信を管理することで彼らを救うことができます。

以上のように、学校がその現場の実情に合ったルールを作り、教員の業務を軽減していけるとよいですね

 

 

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教育コンサルタントの紹介

滝川 知靖(たきがわ・ともやす)
大学卒業後、私立高校、通信制サポート校を経て、東京都内にある中高一貫教育の私立女子校へ。約20年間で中学1年から高校3年までの全学年の担任を務めた。特に、中学3年と高校3年の進路指導の経験が豊富。また、生徒一人ひとりの悩みに昼夜を問わず親身になって相談に乗る日々を過ごしてきた。特に、悩みを抱える子どもたちを献身的に支えたことで知られている。
現在は教育コンサルタントとして生徒および保護者のサポートをしている。その内容は、進路相談、勉強方法、不登校の生徒のサポート、発達障害のある子の支援など多岐に渡る。また、学校現場からの相談にも対応している。

 

 

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